Executive Assistant (32-36-40 uur) – Regio Den Haag

Organisatie

Voor een internationale organisatie in de Haagse regio zijn wij op zoek naar een Executive Assistant. Een carrière bij onze opdrachtgever betekent werken in een innovatieve, uitdagende werkomgeving waarin je samenwerkt met gemotiveerde collega’s vanuit de gehele wereld. Naast de reguliere werkzaamheden ga je je met name bezighouden met ondersteunende werkzaamheden op Legal en Corporate gebied. In deze functie krijg je de ruimte voor initiatief en zelfstandige invulling.

Functie

• Je bent aanspreekpunt voor de Company Secretary, General Counsel en het global legal team, waarbij je o.a. de verplichte corporate governance administratie onderhoudt;
• Je werkt nauw samen met de Executive Assistants van de CEO en CFO bij diverse werkzaamheden met betrekking tot vergaderingen, planning en algehele corporate governance;
• Je levert proactief secretariële, administratieve en organisatorische ondersteuning, hierbij schakel je regelmatig met je collega’s in het team;
• Je houdt je bezig met complex agendabeheer, het boeken van reizen, het organiseren van team events en het afhandelen van telefoonverkeer;
• Je leest mee met de inboxen van de Company Secretary en General Counsel om te zorgen dat spoedeisende verzoeken tijdig de aandacht krijgen;
• Je redigeert en verwerkt correspondentie naar de gebruikelijke huisstijl en verzorgt verdere inkomende en uitgaande correspondentie (per post en per e-mail);
• Je fungeert als back-up voor collega’s in het team bij afwezigheid en/of drukke periodes.

Functie eisen

  • Je hebt hbo werk- en denkniveau, een aantal jaren ervaring in een soortgelijke functie en bij voorkeur ervaring met secretariële ondersteuning op Corporate en/of Legal gebied;
  • Je bent administratief sterk onderlegd en nauwkeurig en bent gewend aan het werken met confidentiële informatie;
  • Je hebt ruime ervaring met MS office en bij voorkeur ook met het opzetten & beheren van databases;
  • Je hebt uitstekende mondelinge en schriftelijke communicatievaardigheden in zowel de Nederlandse als de Engelse taal (in woord en geschrift);

Aanbod

  • Een salarisindicatie van 70K op jaarbasis afhankelijk van leeftijd en ervaring;
  • Ruime carrière- en opleidingsmogelijkheden zowel nationaal als internationaal;
  • Flexibele werktijden en in overleg met jouw manager en volgens corporate richtlijnen de mogelijkheid om van huis te werken;
  • Hybride, maximaal 40% (niet op dinsdag of donderdag);
  • Reiskostenvergoeding;
  • Moderne pensioenregeling;
  • Collectieve ziektekostenverzekering;
  • Mogelijkheid om deel te nemen aan een bedrijfsfitness plan;
  • Uren per week : 32-36-40 uur, uren zijn zelf te bepalen (dinsdag en donderdag zijn werkdagen);

Sollicitatie

Renée Timmermans