Personal Assistant/Event Organiser (32-40 uur per week) – Den Haag

Organisatie

Onze opdrachtgever, IVBN, zoekt op korte termijn een Personal Assistant/Event Organiser. Ben jij een proactieve ondersteuner die ervoor zorgt dat ‘zaken gewoon geregeld worden’? Dan zijn wij op zoek naar jou.
IVBN is de branchevereniging van 33 institutionele beleggers in vastgoed, die voor miljarden in Nederlandse woningen, winkels en kantoren hebben belegd, overwegend voor pensioenfondsen en levensverzekeraars. Zij hebben een hecht en klein team dat momenteel nog groeiend is.
Ze werken vanuit hun kantoor op de 21e verdieping in het WTC Den Haag. Het WTC Den Haag zelf heeft veel faciliteiten zoals een gym, wellness en diverse restaurants.

Functie

Professionaliteit staat in het werk centraal. Je vindt het leuk om veel ballen tegelijk in de lucht te houden. Dit betreft een combinatiefunctie waarbij je breed inzetbaar bent en een positieve bijdrage levert aan de sfeer op kantoor. Allereerst ben je de steun en toeverlaat van de directeur en ontzorg je daar waar nodig. Je pakt op een proactieve manier de binnenkomende e-mails op, draagt bij aan de correspondentie en koppelt indien nodig weer terug. Daarnaast zorg je dat de afspraken in de agenda gepland worden en ben je bij binnenkomst het eerste gezicht naar de gasten toe.
Je coördineert meerdere keren in het jaar de Bestuursvergaderingen. Denk daarbij aan het voorbereiden van de agenda- en actiepunten en het notuleren tijdens de vergaderingen zelf. Ook organiseer je van a-z de ledenvergaderingen op diverse locaties. Je bent de contactpersoon voor- en naar de leden toe, regelt een hapje en drankje en zorgt dat het event soepel verloopt. In afstemming met de directeur verzorg je ook de inhoudelijke stukken voorafgaand aan de vergadering en stuur je deze uit. Het organiseren van de jaarlijkse studiereis en seminars komt hier ook bij kijken. Dit zul je in samenwerking met één van de beleidsadviseurs doen. Met andere woorden een brede veelzijdige functie waar geen dag hetzelfde is! Daarnaast kun je in samenspraak jouw ervaring en enthousiasme inzetten om andere taken naar je toe te trekken.

Functie eisen

• Proactief, flexibel, communicatief en accuraat;
• Vriendelijk en klantgericht;
• Minimaal 3 jaar aantoonbare relevante werkervaring als secretaresse- en/of management assistant;
• HBO+ werk- en denkniveau;
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal.

Aanbod

• Een salaris tussen de € 3.000,- en € 3.800,- (o.b.v. 40 uur, afhankelijk van leeftijd en ervaring);
• 30 vakantiedagen per jaar op basis van een fulltime dienstverband;
• Reiskostenvergoeding (en een 2e klasse NS-businesscard voor zakelijke reizen);
• Vakantiegeld;
• Pensioenregeling;
• De mogelijkheid om hybride te werken waarbij de woensdag een kantoordag is;
• Een brede rol binnen een prettige werkomgeving;
• In beginsel wordt je een jaarcontract aangeboden dat bij een wederzijdse klik en goed functioneren omgezet zal worden in een contract voor onbepaalde tijd.

Sollicitatie

Renée Timmermans